西华大学档案利用实例选编

·十余卷档案厘清一个学历谜团

2015年1月8日，攀枝花市委组织部一纸公函发至我校组织部，要求核查我校1989级某校友的学历信息，要求10日前返回核查结果。

原来，校友李**于1989年入学，按常理，其在校时间应为1989—1993年，但毕业证书上的在校时间为1991—1995年。那么，该校友到底是1989年还是1991年入校的呢？如果是1989年，为什么毕业证书上起始时间是1991年？如果是1991年，为什么招生录取名册上又明显记录着1989年入学？带着这一连串的疑问，工作人员耐心细致地翻阅了与该校友在校期间相关的一系列档案资料（共计十余卷）。最后证实，该校友确于1989年入学，后几经休学、复学、降级至1991级，故毕业证书上的在校时间1991—1995年真实有效。

·档案助七旬老人圆寻同窗梦

近日，档案馆接到四川大学凌女士的电话，说是感谢我馆朱馆长、罗老师、肖老师。凌女士称，父亲是四川农机学院时期的学生，现在身体状况欠佳，一直想寻一位当年的同窗。为圆父亲的梦，凌女士来到档案馆。档案馆的朱馆长、罗老师、肖老师热情接待了她，一纸泛黄的旧文中显示，凌老先生的同窗毕业后分配到了重庆市奉节县农机公司。凌女士根据这个线索按图索骥，几经辗转，终于找到了凌老先生的同窗。而今，凌老先生已安然故去，凌女士对档案馆提供的帮助仍心存感念，故专门来电致谢。

·重庆长安汽车股份有限公司来馆补充十余份校友档案

2015年5月14日下午，重庆长安汽车股份有限公司派专人到我馆查询和补充我校校友、现任该公司领导干部的人事档案中学籍材料缺失的内容，查询人数共计11人，16份资料，包括报考登记表、成绩表、毕业证明、学位证明等内容。由于查询人数多、内容繁杂，涉及数宗案卷，接到任务后，档案馆工作人员分工合作，全力进行核查。查询过程中，多数没有疑义的档案很快得到解决，但其中有两份学历档案与该公司提供的学历证明复印件不相符。本着对用人单位和校友本人认真负责的态度，工作人员又翻查了几宗相关案卷，终于使疑团得到解决。该公司人员对我馆热情、周到、高效的服务深受感动，连连称赞致谢。

·我馆人员热心服务来访者

2015年7月17日，一位雷姓女士来馆查询成都市温江区廖**的毕业材料。根据雷女士提供的资料，廖**于1981-1984年期间就读于成都市工业学校工业企业电气化专业，该校现已并入西华大学，因此雷女士携带介绍信来我馆查找相关档案。但我馆却并没有成都市工业学校的相关档案。经咨询老教师、查阅大事记发现，我校历史上确实有成都工业专科学校撤销后部分学生及教师并入我校的事件，但时间是1962年，这与廖**在校时间不吻合。这于雷女士而言无疑断了查询线索，我馆工作人员本着热心服务的宗旨，多方打听，终于了解到原成都市工业学校现已更名为成都市工业职业技术学院，地址在双流华阳正兴镇，得此信息，雷女士马上动身前往双流，临走前，她满怀真诚地说：“你们这儿的老师真是太好了！”

·为校友送上温馨回忆

2015年12月7日，我校1979级铸造专业校友王华明当选中国工程院机械与运载工程学部院士。得此喜讯，我校党委书记边慧敏、校长刘清友特向王华明校友发出贺信。与此同时，我馆积极配合宣传部，查阅并复印了王华明在校期间的各种资料，包括：新生录取名册、在校成绩单、派遣名单、1983级全体毕业照等。学校官方微信对这些信息进行了专门推送。

·用档案说话，怀侥幸心理者自露马脚，不攻自破

2016年2月29日，档案馆来了一名普通的查询者（李某），声称自己是2013年毕业的校友，毕业证、学位证均不慎遗失。在平日的工作中，工作人员接待了很多此类任务，所以工作人员立马按照程序开展工作。经过初步翻查档案，2013年毕业的校友中，只有一个与之同名同姓者，但这名校友并非校本部毕业，而是联办校（铁道机车车辆专业）专科毕业的，专业、学历均与其提供的信息不符。于是，工作人员又翻查当年授予学士学位的名录，结果是查无此人。工作人员进一步询问相关信息，如是成人还是全日制学生，来者称系全日制，又问其在校期间班主任的姓名，来者也如实相告。来者声称，学信网上可以查到他的相关信息，他可提供给我们，我们按照他提供的信息开证明即可。档案工作者都知道，查无实据的东西我们是不肯能开证明的，所以我们当然要在馆藏档案中查到相关信息才会出具证明。见来者把这些信息说得非常准确，工作人员也不敢怠慢，准备到库房中取出纸质档案进一步详细翻查。这时，来者声称要到学院去找当年的班主任老师开证明，准备离开，工作人员本着认真负责的态度，请来者留下电话号码、身份证号码，说查到后会主动联系他。留下相关信息后，来者匆匆离开，再也没有返回。工作人员翻查纸质档案仍然没有找到他的毕业、学位信息，又调阅2009年的新生录取名册，仍无此人。又电话相关学院询问是否有来者口中的“班主任”，学院答无此人。经过多方查阅佐证，工作人员几乎可以肯定此人的毕业证、学位证系伪造，但仍要告知本人。于是工作人员拨通了来者留下的号码，电话接通后，对方非本人，工作人员说找某某，对方觉得莫名其妙，这就证实了来者确实是伪造的学历。

·全校师生“户悬一线”，档案作证确定户口归属

2016年3月3日，校保卫处来馆查阅我校师生户口隶属金牛区的档案资料。事情的起因是，金牛区在落实“三严三实”的过程中，发现我校地处郫县，但师生户口却在金牛区，这与派出所的相关管理规定不符，金牛区拟将我校师生户口转入郫县。户口转入郫县对学校影响重大，不仅对我校现有师生的生活带来不便，而且对招生和人才引进都极为不利。于是保卫处来馆查阅相关凭证，拟通过学校层面与金牛区沟通，使我校师生户口继续留在金牛区。听闻此事至关重大，档案馆领导立即安排相关档案的查阅。据《西华大学校史》记载，1986年3月，成都市人民政府[成府函（1986）8号]文通知我院，成都市人民政府同意四川工业学院的户口纳入成都市区管理。工作人员以此为线索，查到了[成府函（1986）8号]文，并附上1985年11月时任副省长顾金池对此事的批示。但是[成府函（1986）8号]文中，我校户口纳入的是西城区公安分局，至于何年归属金牛区却无从考证。（后在成都市市辖区行政区划调整的过程中，我校户口归入金牛区）

·数十卷档案助力学院申报教学成果奖 ·（2016.10.8）

我校电气与电子信息学院是四川省重要的电气信息类人才培养基地。近年来，学院在教学改革和科学研究方面取得了丰硕成果。近期，学院为申请2016年度四川省教学成果奖，到馆查阅省级/校级精品课程、省级教学团队、省级大学生创新性实验项目、四川省卓越人才培养计划立项、特色专业等相关文件70余份。由于涉及文件种类繁杂、数量多，我馆工作人员请学院老师留下需查文件清单，耗时一周，翻查了50余卷档案，终于完成了70余份文件的查找工作。此次查档不仅工作量大，而且多次遇到难题。如有一份省级教学成果获奖的文件，根据学院提供的资料，该项成果于2012年获奖，按照归档秩序，应于2013年进行归档，但是工作人员遍查2013年的馆藏档案，都没有查到相关文件。于是，工作人员借助互联网，终于在四川省人民政府网站上查到，该成果于2012年获奖，于2013年底进行公示，于2014年才发文。根据这条线索，工作人员在2014年的馆藏档案中找到了相关文件。经此一事，我馆工作人员又总结出一条工作经验，即在查档过程中要拓宽思路，馆内暂时查不到的档案，可以借助互联网获得相关信息，再根据互联网信息按图索骥，在馆藏档案中查找所需档案。

·严格执行印章管理合理补盖档案公章

2016年10月，档案馆来了一名校友，称其个人档案中的部分材料在当年封存时未盖公章，现在这些材料涉及其升职一事，要求档案馆为其补盖公章。工作人员查看其档案后发现，该校友系原成都师范高等专科学校2000级校友，于2003年毕业，其档案材料中毕业生登记表的“学校组织意见”、“学校对本人的政审意见”两栏，学生思想品德评定表中“系意见”，学籍表照片等四处在封存时确实未盖公章。众所周知，原成都师范高等专科学校已于2003年与原四川工业学院合并组建成西华大学，该校友当时所在系亦更名为现在的计算机与软件工程学院。原成都师范高等专科学校所有印章业已存档停用，如确有需求，须持当时印章归属部门的相关情况说明，方能重新启用。于是，工作人员要求该校友到计算机与软件工程学院开具情况说明。在校友到学院开具情况说明的同时，工作人员将需用的公章已准备妥当，待校友再到档案馆时，此事得到圆满解决。校友连连称赞工作人员办事严谨，服务细心，周到高效。

·一份档案帮助灾区校友寻回民族身份

校友唐某（孝东）系原四川工业学院1990级学生，毕业后回到北川羌族自治县建设家乡。2008年汶川特大地震中，北川遭受重创，很多档案资料荡然无存，唐某的档案也难于幸免。事后，唐某所在的工作单位，根据相关信息，为他补充了部分档案资料。补充的档案资料中，将唐某的羌族身份改成了汉族。如今，唐某的子女即将参加高考，按照国家政策，唐某真实的羌族身份可以使子女享受优惠政策。但其现有档案中显示的却是汉族，就无法享受相关优惠政策，于是，唐某来到档案馆，看是否能查到其羌族身份的证明。了解情况后，工作人员根据经验，知道每年录取的新生名单信息表中，就有“民族”一项。于是工作人员查找了该校友入学时的录取名单，在其“民族”一栏中，赫然写着“羌”，这就证实了该校友的羌族身份。

·200多本财务凭证证明个人社保购买年龄

2016年12月7日，人南校区原教职工刘某来到档案馆，要求查询其1990—2001年在校工作期间的工资单，用于证明其在此期间购买个人社保的凭证。原来，刘某于1990年通过考干进入原四川经济管理学院办公室工作，2001年，刘某离开学校，于次年到马来西亚工作。此次回国办理社保的相关事宜，社保局要求其提供1990—2001年间购买社保的凭证。了解情况后，工作人员随即开始查找相关凭证。在查阅了200多本财务凭证之后，终于找齐了刘某1990—2001年12年间，每年1月和12月的工资单，共计24份。同时，工作人员还将刘某考干来校工作的文件一并附上，最终圆满地解决了该难题。这是档案服务民生的典型事例。

·档案馆围绕学校中心工作，为一线教学提供服务

2013年到2016年，档案馆共接待利用者5200人次，查阅档案11650卷，复印档案48500页，其中查询利用得最多的就是教学类档案，尤其在教师职称申报、教学评估、专业认证、硕博士点申报等方面，发挥了教学类档案的巨大价值。在机械工程学院、电气与电子信息学院、食品与生物工程学院的工程教育专业认证中，我馆提供学生期末原始成绩档案约50卷50件、本科生优秀毕业设计档案45卷116件、期末试卷档案45卷900件、教改项目论文4卷102件、教学专项档案62卷581件、科研档案90卷450件；为体育学院外出参赛的学生提供招生录取名册共计200卷；为计算机与软件工程学院提供精品课程建设相关档案3卷13件；为发展规划处提供学校内部控制相关党群档案29卷106件；为材料科学与工程学院提供卓越工程师相关档案3卷38件。

·档案发挥历史见证作用，为学校外宣提供支撑材料

2017年1月初，我校党委书记边慧敏教授、机械工程学院、食品与生物工程学院、土木建筑与环境学院、经济学院等学院相关负责人收到参加1月22日四川省委农村工作会议的邀请。学校党委对此高度重视，要求宣传部、发展规划处、科技处等部门制作一本关于我校农业方面成果的手册，以借会议之机向全省宣传学校服务农业现代化的相关成果。

1月13日，宣传部、发展规划处工作人员即到档案馆查找相关材料。由于手册设计方案尚未确定，所需资料并不明确，这就给查找资料的档案馆工作人员带来难度，最后大家决定采用“大面积撒网”的策略，凡是涉及农业机械、农业科技成果、成果转化等方面的内容，都悉数提供给相关部门的工作人员。在时间紧迫任务量大的情况下，档案馆同仁通力合作，分别从声像、实物（科技成果奖证书）、专利等方面查找相关档案，最后提供了60余份相关支撑材料。同时，档案馆因开展口述档案工作，从自建校初就到校工作的老教师处收集到了若干农业机械教学成果奖、教学教具等照片，也全部供其所用.

利用这些宝贵档案资料，宣传部、发展规划处、科技处等部门联合制作了以“扎根巴蜀大地、情系四川农业”为题的我校服务农业现代化成果汇编的宣传手册。手册从历史回眸、人才培养、科学研究、地方服务四个方面全面展示了我校服务农业的历史与累累硕果，获得参会人员的一致好评，也进一步提升了学校的社会影响力。

·大胆怀疑，小心求证 ，为校友提供正确的认证结果

2017年2月，我馆收到一份教育部学位中心要求核查我校2001级校友杨某学位信息的传真，并附上了该校友“学士学位证明书”的复印件。收到传真后，工作人员开始查到该校友的学位信息。结果发现，教育部学位中心提供的证书编号与馆藏档案的证书编号不符，按理，工作人员应在信息反馈表上填写“不属实”后将结果返回教育部学位中心。

但细心的工作人员发现，教育部认证中心发来的材料中，该校友的姓名、性别、出生年月、身份证号码、在校时间等信息与馆藏档案均一致，只是证书编号一项有差错，而且差错很微妙。于是工作人员怀疑教育部发来的材料本身有问题，因为他们提供的是“学士学位证明书”而非学士学位原件的复印件。本着为校友负责的态度，工作人员拨通了教育部学位中心的电话，请求与该校友取得直接联系。与校友取得联系后，工作人员详细询问了其情况。原来，该校友的学士学位证书早已丢失，后来又补办了“学士学位证明书”，但不知道证明书上的证书编号有误，于是直接将其提供给了教育部学位中心。这样我馆就收到了一份错误的学士学位证明书。了解情况后，工作人员请该校友到馆重新办理一份正确的“学士学位证明书”，重新提交教育部学位中心后，我馆再给予认证，这样才不会耽误她的前途。

在此次函查中，如果工作人员按部就班的查档，就会导致将错就错的结果，势必影响该校友的前途。因此，这次事件再次说明，工作人员除了要有责任心之外，还要细心，仔细分析查询者的其他信息，最后才能给出鉴定结果。

·档案馆积极提供珍贵影像资料 协助学校官微编辑2016年内清明纪念杨诚同志专题

2016年清明前夕，学校新媒体中心策划推送纪念首任校领导杨诚的微信，档案馆副馆长蓝进向新媒体中心赵轩同学提供了《赤心报国 风范永存——纪念杨诚同志诞辰100周年逝世50周年文集》电子文档，该文档由杨诚的子女捐赠，包括杨诚早期求学、革命生涯和解放胜利后工作各个阶段的珍贵照片，同时还提供了《西华大学校史》《无尽的思念——悼念陈颖同志逝世纪念文集》（注：陈颖为杨诚同志的夫人）《永远的怀念——纪念杨诚同志诞辰90周年逝世40周年文集》和载有纪念杨诚同志诞辰100周年暨逝世50周年纪念专栏的 2016年12月15日西华大学校报。蓝馆长在新媒体记者编辑推送文章中给予全程指导，反复校验，并联系杨诚的女儿杨新中女士，听取其修改意见和建议，对一些关键信息和时间节点进行了修正。该条官方微信在2017年4月4日推出后点击量近4000次，获得了较好的反响，也得到杨新中女士的高度赞誉，并代表兄弟姐妹向学校表示深切感谢。

·为老教授协会“西华茶韵”平台提供优秀校友事例 激励西华学子奋勇拼搏（2017.5.25）

2017年5月25日，应老教授协会伍万全老师要求，档案馆为由学生工作部、校团委、老教授协会、西华大学社区联合主办的“西华茶韵”平台提供学校往届学生部分档案材料，调出优秀校友石清华、彭维明相关档案 ，为伍老师准备“西华茶韵”的报告提供了重要支撑作用，充分发挥了历史档案的作用。伍万全老师特为档案馆写来感谢信。

·积极为党委宣传部新媒体中心提供老照片等档案，助推学校文化宣传工作（2018.3.24）

2017年12月7日“大雪”节气，档案馆为党委宣传部新媒体中心提供1993年校园雪景的8张老照片，照片展现了20年前白雪皑皑的校园美景，师生反响热烈，成都媒体也对此老照片作了转载。

2018年3月22日，为迎接学校本科教学审核性评估工作，进一步让全校师生熟悉校史，积极为宣传部提供校史宣传素材，包括校史简要脉络和建校以来校园景色变迁、建校以来招生宣传简章、早期教学计划、学生毕业证等50余张老照片。

·查阅老档案二十余卷，协助党委宣传部确1958年红光“幸福娃”身份（2018.4.2）

2018年3月16日是毛主席视察红光60周年，2018年3月30日党委宣传部夏文光老师对当年因有幸与毛主席合影被人称为 “幸福娃”、后成为成都农业机械学院工农兵学员的校友的相关档案进行挖掘，特委托档案馆蓝进、陈玉兰查找相关档案。根据夏老师提供的线索，网络百度称“幸福娃”名叫邓鸿昌，蓝进和陈玉兰在档案馆信息管理系统中未查到名叫“邓鸿昌”的学生，后又到库房翻阅档案，查阅了1972年到1976年所有教学类档案，均未找到相关档案。4月1日夏老师再度提供信息，根据他多方打听和了解，曾就读于我校的“幸福娃”实为王永章，而非网络流传的“邓鸿昌”，并请档案馆协助查阅王永章相关档案。4月2日，蓝进、陈玉兰为夏文光老师提供了王永章的学籍表和“从北京农机学院转入成都农机学院的学生名单”和“学员转学志愿登记表”三份档案的扫描件，得到夏文光老师的高度好评和感谢。