西华大学档案查阅及借阅制度

凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已开放的档案。查阅或借阅本校档案,必须遵循下列规定:

   一、本校人员因公查阅开放档案,一般情况下,凭个人证件办理登记手续后即可查阅(有特殊要求的除外)。

本校人员因公查阅保密档案以及档案形成单位限制利用的档案,档案利用单位或个人,需出具说明利用目的的查档申请,加盖公章,并报请本单位负责人审核签字,经档案馆负责人签字同意后,方可登记查阅利用。

本校人员因公利用科研项目档案,须持该项目负责人签字同意的证明,并加盖单位公章,方可登记利用;涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,须经学校分管领导和保密工作委员会审查批准。

本校人员因公利用重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案馆负责人批准。

二、利用本人的学籍、学历档案,须持本人身份证或毕业证书复印件,说明利用目的后,方可登记利用。委托他人办理的,被委托人须出示本人法定证件并持有委托人亲笔签名的委托书及身份证或毕业证书复印件。

三、校外人员利用本校已开放档案,一律凭单位正式介绍信和其身份证或工作证,履行相应手续并经有关领导审核签字批准后,方可利用;要求出具证明材料者,须持所在单位党组织开具的介绍信,经档案馆负责人同意后方可办理。

四、境外组织或者个人利用本校已开放的档案,须经上级主管部门介绍,学校领导批准和档案馆负责人同意。

五、查阅档案应在馆内阅览,档案材料原则上不外借。确因工作特殊需借出使用者,申请借档单位应填写《借出档案审批表》,并报请本单位负责人审核签字,经档案馆负责人签字批准后,方可办理借出相关手续,时间不得超过天。借档者必须确保档案完好无损,使用完毕后即时原样归还。如确需延期借用,则须办理续借手续。

六、借阅档案应先填写《档案借阅登记簿》,办理相关手续后方可借阅,退还档案时须详细检查,交点清楚,办理归还手续。

   七、借阅档案要严守保密规定,注意保护档案的实体安全。档案借阅人在查阅时不得吸烟,未经档案管理人员同意,不准擅自进入档案库房进行查找和翻阅。

各类档案未经同意不得翻拍,复制,不准涂改、圈划、打叉、增删、折、剪、抽页、调换、污损卷内文件,不得擅自公开档案内容,违者按《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》以及《西华大学档案管理实施细则》的规定,视其性质和情节,严肃处理,甚至追究法律责任。