一、科研项目档案归档移交流程图

二、科研项目档案归档范围及保管期限

立卷单位应根据项目实际情况，参考但不限于下表所给出的归档范围确定实际归档材料内容。

科研项目文件材料归档范围、保管期限表

三、科研项目档案移交归档要求

（一） 科研项目文件材料的质量要求

① 文件材料制成材料应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。

② 科研文件材料应完整、真实、准确，归档纸质科研文件材料一般宜为原件，图样清晰，签章手续完备。因特殊情况无法取得原件的，可保存复印件，并在复印件首页注明原件去向信息（原件保存单位或原件档号等）、复印人签名和日期。复印人对复印件与原件的一致性负责。

③ 科研项目归档材料应参考《科研项目文件材料归档范围、保管期限表》提供完整的成套的归档材料。

（二） 科研项目文件材料的审核要求

    科研管理部门、项目归属部门应根据《科学技术研究档案管理规范》对科研项目材料进行审核，并对项目归档材料的真实性、完整性、准确性、系统性负责。

（三） 科研文件材料的整理要求

科研文件材料整理按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822的要求完成。具体要求如下：

①每个项目材料按照立项论证、研究实施及过程管理、项目验收和成果管理等阶段排列，一个科研课题形成的科研材料结合科研阶段可组成一卷或多卷。

②每份材料单独以不锈钢订书钉装订。

③每份材料单独编页，有书写内容的页面正面编写页码于右下角，背面有内容则编于左下角（无内容空白页不编页码）。

④完成项目材料信息录入档案管理系统后联系档案馆确定档号。

⑤以案卷为单位打印“卷内文件目录”、“备考表”并确定与录入信息一致后签字(档案系统打印）。

（四） 科研项目材料归档移交要求

①移交进馆的纸质材料应与档案管理系统中录入信息一致。

②移交进馆的科研项目档案“备考表”签字准确。

③移交双方需当面清点，并在“移交目录”上签字确认，移交目录一式两份档案馆和立卷部门各持一份。

四、如遇科研项目已结题但归档材料遗失、损坏等特殊情况，需科研项目归口管理部门出具书面情况说明，此情况说明一并存入科研项目材料中，方可移交。

五、档案管理系统录入指南

①兼职档案员通过办事大厅或信息门户登录档案管理系统。

（网址：http://202.115.158.144/login.jsp）

②录入步骤：

第一步：选中下图所示小方框，点击新增，修改弹出对话框中的年度、分类号、归档单位、题名、责任者、其他责任者。

   修改完之后，空白处任意点一下，随后点击保存复制至卷内。

如图：

注意：年度、归档单位、题名、责任者、其他责任者参看结题审批表，年度、归档单位以结题审批表上盖章的科研项目归属部门为准。

分类号以流水号依次排列，如KY12、KY13、KY14......

责任者为项目负责人，其他责任者为除项目负责人之外的参与者，没有则不写。    

第二步：进入卷内文件目录对话框,编辑对话框中的题名、责任者、文件日期、页数、文本，点击保存并添加下一条。

  如图：  

注意：题名：项目名称加《》，并在其后加诸如申报书、任务合同书等材料。如图：

文件日期：为八位数字，如20201220；

责任者：每份文件的形成主体，如合同书为委托方，申报书为项目负责人，结题审批表为科学技术与人文社科处等，根据实际文件的内容填写。

文本：材料是原件（即有鲜红的章）则文本选择原件；若是复印件则选择复印件。

页数：为该份文件的总页数。

第三步：输入下一份文件也按照上述操作，最后一份文件输完之后，就点击保存。（保存后请检查与纸质材料信息是否一致,特别是件数和页数）

   注意：每份文件的页数必须重新输入（即使与上份文件页数一样）。

第四步：输入信息完成后回到案卷目录，打印卷内文件目录和案卷备考表，检查信息准确性并签字。（本步骤需在档号确定后进行）