全校各归档单位：
为了保证我校2012年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关事项通知如下：
一、各单位领导要高度重视各类文件材料的归档工作，为兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。
二、各单位兼职档案人员应认真对待归档工作，将本单位2011年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料按照《西华大学部门文件材料归档范围及保管期限表》规定的范围收集齐全、完整。除本单位的正式发文以外，还要注意对以下几种文件材料的收集：
      1、重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料。防止各种重要文件材料的遗漏或文件附件材料的缺失，确保将文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替。
      2、上报材料。对于单位上报的各类材料，不仅要将上报的红头文件留存归档，尤其要注意将附件及其他相关的申报材料一并归档，以防给单位日后查考利用带来不便。
      3、网上发布的电子公文。随着网络的发展，上级部门有时直接将下发文件的电子版挂在主页上，而不再寄送纸质文件，这种情况下很容易造成文件漏归。因此请各单位归档人员在收集归档文件材料时，一定要求相关领导和工作人员将网上发布（未下发纸质文件）的涉及学校工作的上级来文打印出来归档，防止此类文件漏归。
      4、声像类文件材料。注意收集本单位工作活动中形成的有归档价值的照片、视频、音频等多媒体文件。

三、各单位兼职档案人员必须将收集到的文件材料进行初始鉴定和系统排列。通过初始鉴定，剔除无保存价值的文件材料，并根据学校工作查考和国家积累历史文化财富的需要，对需归档的文件材料按照永久、长期、短期划分保管期限。在同一保管期限内，按事由结合时间、重要程度排列文件材料，会议文件、统计报表等成套性文件进行集中排列。

四、各单位领导应关心并督促兼职档案员认真做好立卷归档工作，做到重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，并按时于6月30日前移交至档案馆。任何单位和个人不得据为己有。如有人员变更，应严格做好相应的业务交接和安排工作，并及时书面通知档案馆，确保立卷归档工作的顺利开展。
五、各单位兼职档案人员在录入归档文件目录的同时，务必将其相应的电子文件全文（定稿）上传至档案管理系统，并在移交前核对是否与纸质文件一致。其中涉密及其它控制使用的档案，如信访材料、会议记录、统计报表、案件处理材料和项目审计材料等除外。
六、9月上旬，学校将对各单位文件材料立卷归档情况进行总结通报，检查结果将与各单位的档案工作评优和年终考核挂钩。
七、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。
特此通知
                                                                                                                           西华大学档案馆
                                                                                                                     二0一二年五月二十三日