校内各有关单位：
        根据《高等学校档案管理办法》和《西华大学档案管理办法》的要求，在各级领导的重视支持下，在全校专兼职档案人员的共同努力下，截止10月29日，各单位已圆满完成了2009年形成的各类文件材料的归档任务。现将有关情况通报如下：
        一、归档情况：据统计，2009年，全校共有45个立卷部门向校档案馆移交案卷1270卷（2009年度形成的文件材料）。其中，党群、行政类178卷，1061件；教学类841卷，3185件；科研类105卷，基建类22卷，设备类8卷，外事类档案9卷，人物类档案50卷，照片（光盘）档案782张。从归档情况看，各部门在组卷质量、归档时间上都基本能按要求完成，文件归档率、完整率、案卷合格率在去年基础上有了较大提高。尤其是今年我校的重大活动档案的收集归档工作取得了较大突破：建校50周年校庆活动、西华大学首届党代会的各类档案均完整齐全地收集归档，圆满完成了工作任务。为加强我校档案信息数据库建设，更好地为各项工作提供档案信息利用服务，今年是档案馆在全校推行电子文件上传的第一年，大部分单位都能积极响应，注意收集本部门产生的电子文件进行上传。
　　　  二、存在的主要问题是：有些部门平时收集文件时，重视纸质文件，忽视照片档案、电子档案等其它类载体档案的收集，导致无法实现电子文件的挂接，给文件立卷归档工作的完整齐全性造成困难。少数部门在档案管理信息系统中进行著录时，对移交案卷的实体分类号、保管期限、密级、题名、文件时间等的表述还不够准确。个别单位的归档意识仍有待提高，属归档范围的文件没有收集齐全，尤其是涉及本部门的重大活动和重要获奖的文件、照片、奖状证书等档案没有及时归档。还有些二级学院的优秀毕业论文的电子档案没有按要求刻成光盘存档，以致于学生毕业离校后就无法再进行弥补。等等不足，希望在今后工作中需引起重视，并不断改进。                             
                                                                                                                                        西华大学档案馆
                                                                                                                                      二0一0年十一月五日