校内各有关单位：
根据《中华人民共和国档案法》和《西华大学档案管理办法》的要求，档案馆于5月23日在OA办公系统和档案馆网站上发布了"关于做好2012年归档工作的通知”，就立卷归档范围、方式、归档办法及要求做了明确的规定和说明，要求在6月30日前完成工作。通知发出后，大多数单位非常重视，兼职档案员认真负责，按照归档要求开展了归档工作。在归档过程中，很多兼职档案员就归档工作的有关问题及时与档案馆工作人员进行咨询和交流，为归档工作的顺利进行做了大量的工作。截止9月30日止，全校2011年度产生的各类文件材料均已完成归档。目前档案馆已完成对档案的整理、编目、建库、上架等工作。现将有关情况通报如下：
一、归档情况：
据统计，2012年，全校共有45个立卷部门向校档案馆移交案卷1362卷（2011年度形成的文件材料），比2011年增长10.1%；文件材料5039件，同比增长21.4%；光盘265张，同比增长65.6%；电子文件全文上传1502份；照片587张，同比减少了18.9%。由于2010年学校50周年校庆的举办、首届党代会的召开收集了大量照片，2011年学校的重大活动相对较少，所以除去今年归档的照片数量略有减少外，其余各类档案数量都有较大幅度增长。
从立卷情况看，我校的部门立卷归档制度执行良好，大多数单位都能根据学校文件立卷归档范围和要求，收集整理文件，归档文件较为齐全。在组卷质量上，能按文件内容反映的问题进行分类。所立案卷能利用档案管理网络系统，全部实行计算机立卷归档，建立档案信息数据库，文书档案大部分实现了全文上传。案卷标题明确，卷内文件保持有机联系，案卷目录规范统一。在归档时间上，基本能按学校要求，及时归档。
二、存在的主要问题是：
1、文件材料收集不全。少数部门对文件的平时收集缺乏重视，日常管理不规范，归档意识不强，如上级的重要来文、本单位向上级报送的重要材料的正文及附件、本单位重要活动中形成的文件等等。
2、电子文件上传不完整。今年的电子文件上传情况比去年有了较大改善，但还有个别单位人员平时疏于电子文件收集和保存，致使电子文件上传不太齐全。
3、兼职档案人员变动频繁。个别单位兼职档案人员工作变动频繁，档案意识不强，兼职档案员不清楚哪些材料需要归档以及要归些什么，致使本单位归档工作的质量和进度都受到一定影响。
档案工作是学校重要基础工作之一，归档工作虽然由兼职档案人员具体完成，但如果没有各单位领导和全体工作人员的积极支持和配合，很难保证归档文件材料的齐全完整，甚至造成人为的历史空白。为此，希望各单位领导和相关工作人员大力支持档案工作，积极配合兼职档案人员完成本单位的归档工作，记录好学校的历史，传承和发扬校园文化，丰富学校的公共资源体系。
西华大学档案馆
二0一二年十月十八日