第一章总 则

第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》等法律法规，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条学校档案是指学校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等活动中直接形成的对师生、学校、社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学校档案是国家档案资源的重要组成部分，是高等教育事业科学发展的重要依据。学校的档案工作必须坚持“依法治档”的原则，坚持“部门立卷归档”的原则，坚持“实行集中统一管理”的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全。

第四条档案工作是学校重要的基础性工作之一，也是衡量学校教育质量和办学水平的重要标志，学校把档案工作纳入学校整体发展规划和年度计划，实行统一领导、统一管理，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学校的改革发展提供有效服务。

第五条学校将档案工作纳入领导议事，纳入人员岗位职责，纳入学校管理有关工作计划、工作流程，建立健全档案管理制度和档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，开展档案工作规范化管理。

第六条学校各部门、院系、课题组、项目组等（以下简称各部门）在档案工作中应做到“三纳入”、“四同步”，即将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第七条学校档案工作由四川省教育厅主管，同时接受四川省档案局的业务指导、监督和检查。

第二章机构与职责

第八条学校建立在校长领导下，以档案馆为核心，各部门专兼职档案人员为基础的学校档案工作体系。

第九条 学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，列入工作考核检查的内容，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第十条主管档案工作校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：

（一）制订、实施学校档案工作中长期发展规划；

（二）组织、协调学校档案机构和全校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；

（三）听取档案部门工作汇报，研究并协调解决档案工作中的重大问题，为学校档案工作的发展创造良好条件；

（四）监督检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。

第十一条学校成立档案工作委员会，校长任主任委员、主管校领导和相关校领导任副主任委员、相关职能部门负责人任委员。学校档案工作委员会是学校档案工作的组织、协调和咨询机构。档案工作委员会的主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，制定全校档案工作规划；

（二）审定学校档案工作各项规章制度;

（三）统一协调解决学校档案工作的重大事项;

（四）协调各部门落实档案工作的“三纳入”和“四同步”;

（五）负责对各部门档案工作进行监督、检查与考核。

第十二条学校档案馆是学校档案工作的业务管理部门，对对全校档案工作进行组织、协调和管理。其主要职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）组织协调各部门档案工作，对档案分室进行业务指导、监督和检查；

（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；

（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（七）开展档案的开放和利用工作；

（八）开展学校档案工作人员的业务培训；

（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；

（十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

第十三条根据学校具体情况，在个别情况特殊的基层单位，设立档案分室进行二级管理。档案分室配备必要的专（兼）职档案人员，负责本部门档案材料的收集、整理、立卷、保管等工作，每年向档案馆报送新增档案统计年报表。档案分室是学校档案馆的分支机构，接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

第十四条学校为档案馆配备专职档案人员，学校档案人员均列入学校事业编制。专职档案人员编制数由学校根据本校档案馆的档案数量和工作任务确定。各部门指定一名副处级以上领导干部负责分管本单位的档案工作，并根据需要配备１～2名专职或兼职档案工作人员，兼职档案人员应在其岗位职责中明确其档案工作任务，并保持相对稳定。各单位应将本单位分管档案工作的领导和专职或兼职档案人员名单向档案馆报备。

第十五条学校各部门档案工作分管领导应对本部门归档文件的完整性和系统性负责。各职能或承办部门文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。各部门兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。档案工作纳入各单位的工作目标，并把做好档案工作纳入部门和有关人员的职责范围，作为检查工作、考核评优的重要内容之一。

第十六条学校档案人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十七条学校档案馆的专职档案人员，按《档案专业技术人员职务试行条例》（职改字〔1986〕第39号）实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十八条 学校对长期接触有毒有害物质的档案人员，应按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。

第十九条学校对档案人员中的涉密人员，应按照有关规定予以专项补助。

第三章档案收集、整理与归档

第二十条学校制定《西华大学部门立卷归档范围及保管期限表》，做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。

第二十一条 学校文件材料的归档范围是：

（一）文书类（包括党群类和行政类）

1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料， 具体归档范围按《高等学校党群、行政类档案工作规范》执行。档案整理规范按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705）执行。

2.行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。具体归档范围按《高等学校党群、行政类档案工作规范》执行。档案整理规范按《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705）执行。

（二）学生类

主要包括学生的入校前档案、报考登记表、学生（学员、学籍）登记表、体检表、成绩表、毕业生登记表、授予学位决定、奖惩记录、党团材料等应归入学生档案的材料。具体归档范围按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教〔2007〕26号）的相关规定执行。

（三）教学类

主要包括反映学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体归档范围按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)和《高等学校教学类档案工作规范》执行。

（四）科研类

主要包括学校科研管理、课题立项、研究准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等科研活动的文件材料。具体归档范围按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)和《高等学校科学研究类档案工作规范》执行。档案整理规范按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）,其中科研档案执行《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）。

（五）基本建设类

主要包括反映学校基本建设项目管理和项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件，招投标文件与合同书，施工、监理、竣工验收、工程创优等文件材料。具体归档范围和整理规范按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4 号）和《高等学校基本建设类档案工作规范》执行。重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）和《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发〔2008〕45号）执行。

（六）仪器设备类

主要包括学校仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件、工作管理和仪器设备购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。具体归档范围按《高等学校仪器设备类档案工作规范》执行。

（七）产品生产类

主要包括学校在产学研过程和职务成果转化过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。具体归档范围按《高等学校产品生产与科技开发类档案工作规范》执行。

（八）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、《西华大学校报》、其它学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（九）外事类

主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学等相关材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料等。具体归档范围按《高等学校外事类档案工作规范》执行。

（十）财会类

主要包括学校在会计活动中形成的财务管理、财务预算、会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等文件材料。具体归档范围按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和《高等学校财会类档案工作规范》执行。档案整理规范按《会计档案案卷格式》（DA/T39）执行。

（十一）人物类

主要包括学校副教授职务（含其他副高级专业技术职务）以上教职工在教学、科研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、教材、荣誉证件、生平事迹、笔记、晋升及评价等有关文件材料，以个人为单位建档。具体归档范围参照《高等学校档案管理办法》执行。

（十二）实物类

主要包括上级颁发给我校的奖状、奖旗、证书、证章、光荣册，重要纪念品、礼品和科研样品、试制产品等实物，归档办法按照《西华大学实物档案管理实施细则》（附件1）执行。

（十三）声像类

主要包括学校重要活动、上级领导来校视察、重要兄弟单位来校参观访问、学校党务、行政、教学、科研、外事等重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动的照片（包括底片或电子文档）、录音带、影片及有关文字材料，归档办法按照《西华大学声像档案管理实施细则》（附件2）执行。

（十四）人事类

按照国家和学校有关政策在培养、选拔、任用和聘用教职工等工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，归档办法按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）、《西华大学教职工人事档案管理实施细则（试行）》（西华行字〔2016〕202号）执行。

第二十二条 学校档案馆应加强“三重一大”（重大问题决策、重要干部任免、重大项目投资、大额资金使用）档案管理工作，由牵头部门做好“三重一大”档案收集工作，确保档案的齐全完整，及时移交档案馆。

第二十三条 学校档案馆按照《四川省重大活动档案管理办法（试行）》（川委厅〔2007〕26号）的要求，制定《西华大学重大活动档案管理实施细则》（附件3），加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整与收集、安全管理和有效利用。

第二十四条学校对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案馆人员参加，并会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。学校在鉴定和上报科研成果、验收基建工程和贵重仪器设备、评定职称时，应有档案馆提供的证明，否则学校有关部门不予办理，财务部门不予报销。凡未经档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。

第二十五条学校对纸质和非纸质档案材料实行同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。禁用字迹不牢固的书写工具。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。

第二十六条坚持“部门立卷归档”的原则，各部门均为立卷单位，分工归口立卷。学校各部门工作人员应做好日常工作产生材料的积累工作，并及时移交给兼职档案人员，兼职档案人员按照归档要求，及时整理档案和立卷。兼职档案人员应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，填写、制作卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限，并将立卷归档的案，按规范要求在学校档案管理系统中进行著录，经本单位档案分管领导审查签字后，拟制移交清单，向学校档案馆移交归档。文书档案实行按件管理，编制页号，填写、制作归档文件目录、备考表，注明密级和保管期限，并按规范要求在学校档案管理系统中进行著录，经本单位档案分管领导审查签字后，拟制移交清单，向学校档案馆移交归档。

第二十七条凡原始资料、各种重要手稿、文件正本一般归档一份，重要的利用频繁的材料可另外复制副本随正本（或手稿）一同归档，供日常借阅（如基建图纸、研究生论文和本科生的优秀毕业论文等），以便保护原件。

第二十八条档案材料归档时间

（一）党群类、行政类、产品生产类、出版物类、外事类、仪器设备类文件材料应在次年6月底前归档；

（二）教学类文件材料在次年6月底前归档；

（三）科研类文件材料应在项目完成后2个月内归档；

（四）基建类文件材料应当在项目完成后3个月内归档；

（五）学生类文件材料应当在档案材料形成后2个月内归档。

（六）对国家规定应立卷归档的人事档案材料，单位必须在材料形成后的一个月内，交由组织部或人事处按要求立卷后送交档案馆归档；

（七）重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。

第二十九条档案馆和各分室接收档案必须履行手续，页数，案卷数量，移交时间，仔细核对移交清单后，交接双方要签名盖章。并按规定对档案进行整理、分类、鉴定和编号。要求移交人填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件

档号编制方法按《西华大学档案实体分类方案》执行。

第四章保管与保护

第三十条学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第三十一条 学校应定期对已到保管期限的档案进行鉴定销毁。经鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应填写销毁清册，经校长或主管档案工作校领导批准后进行监督销毁。

第三十二条 学校档案由档案馆集中统一保管。凡在档案分室保存的被列为永久保管的档案，原则上都应移交档案馆集中管理，以保证档案的安全。

在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第三十三条档案密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。凡是绝密档案单独登记、保管；对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料，亦按绝密档案管理。

第三十四条 学校与其他单位分工协作完成的项目，学校档案馆应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案馆保存。

第三十五条学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向学校档案馆捐赠的档案，按学校规定予以奖励。

第三十六条为加强档案资源建设，学校档案馆长期开展对学校各种档案史料的征集工作。具体管理按《西华大学档案捐赠工作管理办法 》（附件4）执行。

实物档案原则上由学校档案馆集中管理。

第三十七条单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走或销毁。

第三十八条学校档案馆应当对馆藏档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长和分管校领导报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第三十九条学校档案馆应按照国家有关规定填报学校档案工作年报及有关统计报表；建立档案工作统计台账。

第四十条已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审查核准签署意见，交档案馆归档。

第四十一条做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理系统软件的开发研制和档案信息数据库的建设工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第四十二条 学校定期开展档案安全保密检查，严防档案损毁和失泄密等事件发生，确保档案实体和档案信息的绝对安全。

第四十三条学校建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，防止突发事件和自然灾害对档案造成毁灭性的破坏，提高学校档案抗风险能力。

第五章利用与公布

第四十四条学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第四十五条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。查阅本校开放档案，必须遵循下列规定：

（一）本校人员因公查阅开放档案，一般情况下，凭个人证件办理登记手续后即可查阅。涉及科研项目档案的利用，须持该项目负责人签字同意的证明，并加盖单位公章，方可登记利用。

（二）利用本人的学籍、学历档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人签名的委托书及身份证或毕业证书复印件。

（三）校外人员利用本校已开放档案，须持单位介绍信，经档案馆负责人同意后方可利用；要求出具证明材料者，须持单位党委以上党组织开具的介绍信，经档案馆负责人同意后方可利用。

（四）境外组织或者个人利用本校已开放的档案，须经省教育厅介绍，学校领导批准和档案馆负责人同意。

第四十六条查阅、摘录、复制未开放的档案，须持有关单位说明利用目的证明，经档案馆负责人同意后，方可登记查阅。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校分管领导和保密工作委员会审查批准。

第四十七条学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。

加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第四十八条学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

凡摘录、复制学校档案,档案管理人员应进行认真核对,出具证明、盖章后，方能生效。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。

第四十九条档案馆设立专门的阅览室，编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学校和社会利用档案创造便利条件。

第五十条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第五十一条学校档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、制作电视节目、发行音像制品、建设档案网站等)，积极开展档案宣传和校史研究工作，参与校园文化建设。

出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第六章条件保障

第五十二条学校将档案馆在档案征集、抢救保护、安全保密、数字化建设、现代化管理、提供利用、编辑研究、陈列展览、设备购置和管理维护等方面的经费列入学校预算，保证档案工作的需求。学校各职能部门对用于保存本部门归档所需的档案装具等设备，在其经费中应给予支持。

第五十三条学校为档案馆提供专用的、符合档案保管要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第五十四条 学校将档案信息化纳入学校信息化建设总体规划，设立专项经费，配备所需设备设施，相关部门协同配合，加快数字档案馆（室）建设。

第七章奖励与处罚

第五十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰、奖励：

（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；

（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；

（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；

（四）将重要或者珍贵档案捐赠给学校档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

学校将对各部门档案工作的考核纳入到学校年度考核工作体系中，根据档案工作评分标准评选档案工作先进集体并进行表彰。

第五十六条有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（三）涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的；

（四）擅自提供、抄录、复制档案或公布未开放档案的；

（五）出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的；

（六）未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；

（七）档案安全事故发生后，不及时组织抢救或隐瞒不报、虚假报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；

（八）其他违反档案法律法规的行为。

第八章附则

第五十七条 本实施细则自发布之日起执行。原《西华大学档案工作管理办法（暂行）》（西华行字[2005]88号）和《西华大学档案管理办法实施细则（试行）》（西华行字〔2011〕34号）废止。

第五十八条本实施细则由学校档案馆负责解释。

附件1

实物档案管理实施细则

第一条 为加强学校实物类档案的管理，确保实物档案的完整与安全，使实物档案更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》的有关规定，特制定本实施细则。

第二条 实物档案是指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品，一般包括能够反映学校职能的奖品、印章、名人字画、荣誉、奖励证书、礼品和纪念品等，是一种特殊载体的档案。

第三条 学校对实物档案实行集中统一、分级管理的原则。凡能够直接反映学校特色的具有保存价值的实物档案，办理归档手续后，由学校档案馆集中存放保管；反映局部特色的具有保存价值的实物档案，须在档案馆办理归档登记手续后，交有关部门和单位存放保管。

第四条 实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能。实物档案具有很高的珍藏价值，属于学校所有，是学校档案的重要组成部分，各部门必须依法归档，不得据为部门或个人所有。属于个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的特定物品，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

第五条 归档范围

（一）奖品实物档案。本校在重大政治、经济、文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的市级以上（含市级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

（二）印章实物档案。机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。

（三）名人字画实物档案。市级以上领导及社会知名人士为学校的题词、作画。

（四）学校发展历程中有纪念意义的物品。建校以来使用过后的校牌、匾额、校徽、纪念证章、各种证书以及不同阶段的信笺、信封、工作证、学生证、毕业证书、学位证书（样本）等，历任书记、校长在工作中使用过的有保存价值的用品及签名用章。

（五）学校在国内外各项活动中接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）及其它馈赠礼品等。

（六）能够反映学校历史且具有保存价值的其它实物。

第六条 实物档案的保管期限原则上应永久保存。

第七条 归档要求

（一）实物档案由发生或形成部门负责收集和清理，并编制清单和说明性文字材料。

（二）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

（三）印章归档时应附印模一式两份。

（四）字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。

第八条 奖品实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交,印章、字画、礼品等实物档案一般在形成或发生一个月内向档案馆移交。

第九条 实物档案移交前，发生或形成部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时，应照像留存，像册对应实物编号保存。

第十条 对形状、质地特殊不能移交档案馆保存的实物档案，经主管校领导同意，由档案馆统一登记编号方可由发生或形成部门存放，或另选场所存放。

第十一条 实物档案作为学校档案实体分类中的一个独立门类，以每个实物为一个立档单位，一件一号。按“年度+实物档案分类号+保管单位号”方式依次编号，以自上而下、从左到右的排架方式摆放。实物档案的具体分类方案见附表（《实物档案二级类目代号简表》）。

第十二条实物档案的保管

（一）实物档案一般应专库或专柜陈列保管。

（二）实物档案库房要适应实物档案的特殊性，配置必要的库房设施，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等工作，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。

第十三条 学校档案馆对收集到的实物档案进行分类、整理、编号，并妥善保管。有条件时可由档案馆拍照汇编成册，便于提供利用。

第十四条 实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经档案馆负责人签字后方可借用。借用实物档案必须严格办理登记手续，借出实物档案必须按期归还。对珍贵的实物档案，学校档案馆只提供照片，一般不将实物借出，以免造成损坏或丢失。

第十五条 学校档案馆对实物档案进行固定陈列，供全校师生员工参观，进行传统教育。

第十六条 学校按照《西华大学档案管理办法》的相关规定，对在实物档案工作中做出了突出贡献的集体和个人给予精神和物质奖励。对以单位或个人名义向学校捐赠的实物档案，经鉴定具有较高保存价值的，给予适当补偿，由学校颁发“档案捐赠荣誉证书”，以资鼓励。

第十七条对违反规定，造成实物档案损坏、丢失的；未按规定时间向档案馆移交的；将实物档案变为部门或个人所有的行为，将依据《西华大学档案管理办法》的相关规定，由档案馆提出限期改正或报学校予以处罚。

第十八条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

附表：

实物档案二级类目代号简表

SW

11 题词、字画

12 锦旗

13 奖状、证书

14 印信

15 牌匾

16 奖杯

17 校徽、纪念徽章

18 礼品、纪念品

19 其它

附件2

声像档案管理实施细则

第一条 为了加强和规范学校声像档案管理工作，确保学校声像档案的完整收集、安全管理和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》的有关规定，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条 声像档案是指在教学、科研、管理活动中直接形成的，以影像为主要反映方式的有保存价值的各种声像载体和配套文字材料，包括照片、底片、幻灯片、录音带、录像带、光盘等。声像档案是学校档案的重要组成部分，能生动、形象地再现学校发展变化的真实面貌，和文字档案一样，具有工作查考、历史凭证和宣传教育等作用。

第三条 学校对声像档案实行集中统一管理的原则。凡是反映学校或本单位工作活动、具有查考利用价值的声像材料，各形成部门要按归档要求做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条 归档范围

（一）重要会议的照片、录音和录像

1.党代会、教代会、团代会等重大会议摄录材料

2.学校各项工作会议（较重要的）摄录材料

（二）重大活动的照片、录音和录像

1.上级领导来校视察活动摄录材料

2.校庆活动摄录材料

3.节日纪念活动、文娱活动及体育运动会（较重要的）摄录材料

4.兄弟院校来校参观的（较重要的）摄录材料

5.建筑奠基、落成典礼摄录材料

6.机构成立的活动场景

（三）外事活动的照片、录音和录像

1.国际学术交流活动场景

2.出访外国活动照片

3.外国友人来访照片

4.外籍教师及留学生的工作、学习、生活场景

（四）教学科研活动的照片、录音和录像

1.开学、军训、毕业典礼活动场面及研究生答辩场景

2.各类科研、学术会议和学生交流会（较重要的）摄录材料

3.教学研究、改革、教学评估等工作场景

4.国内外有影响的教授、专家来校访问的摄录材料

5.学生社团活动、竞赛、演讲场景（较重要的）

6.本校编制的声像出版物以及供校内使用的专题教学片

（五）重要人物照片、纪念性集体合影

1.上级领导来校活动人物照片

2.学校领导、教授的工作、生活照片

3.毕业师生合影

4.会议代表合影（较重要的）

5.领导人物合影

6.党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影

7.各类纪念性集体合影（较重要的）

（六）校园景物和风光的照片、录像

1.校园风景照片、录像

2.各类建筑物照片

3.旧房拆除及新建建筑物的施工现场照片

（七）重大事件、事故的照片、录像

1.学校发生的重大事件、事故的照片、录像

2.发生的非正常情况和现象的照片、录像

（八）其他具有保存价值的照片、录音和录像

第五条 归档要求

（一）归档的声像材料必须是原版、原件，应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，并加以必要的事由、时间、地点、人物、拍摄者等文字说明。

（二）凡属收集范围的声像材料，拍摄者或承办单位应按本细则规定收集整理，并定期移交学校档案馆，任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。

（三）声像材料如有电子版，归档时应将材料刻录到光盘上与原件一并归档。对反映同一内容的若干材料，应进行筛选，择其主要的材料归档。

（四）声像与说明应齐全，如有底片应与照片影像一致。

（五）重大活动形成的声像材料应随同其他载体形式的材料一并移交归档。

（六）归档移交目录单一式二份，由提交单位和档案馆签字后，各存一份。

第六条 照片的整理

（一）挑选照片

由于数码相机的普及，各立卷单位在每次重要活动、会议过程中通常都会拍摄大量的数码照片。因此，应挑选有代表意义的、反映活动、事件、会议发展过程、结果的照片进行归档，注意归档照片数量的控制。

（二）冲印照片

各立卷单位应将所有经挑选后应归档的照片全部送到专门的照片冲印点冲印出一套5吋照片，珍贵的照片可冲印大幅照片。

（三）填写照片信息

每张归档的照片都必须在档案管理信息系统中填写著录信息。著录信息包括题名、序号、参见号、摄影时间、摄影者、文字说明、备注、保管期限、密级等项目。

题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。要避免出现题名不能揭示主题或数个题名雷同等问题。

参见号：填写与本张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号。（立卷单位不清楚可以不填）

摄影时间：填写照片的拍摄时间，格式为“年-月-日”（如20090520）。

摄影者：填写照片拍摄人员的姓名，必要时可加注所在单位。

文字说明：综合运用事由、时间、地点、人物、背景等要素，概括揭示照片所反映的全部信息。如果题名已能全面反映照片信息，文字说明可从简或省略。亦可标注照片的来源、版权等。

备注：注释需要补充和说明的情况。

保管期限：照片档案的保管期限参照《西华大学档案归档范围及保管期限表》等规定执行。一般只收集保管期限为永久与长期的照片档案，短期不作要求。

密级：密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》等有关规定执行。

（四）上传电子照片

按照《高等学校档案管理办法》中“高等学校应对纸质档案材料和电子材料同步归档”的规定，所有归档数码照片都必须将相应电子照片上传到档案管理信息系统中，其上传方式和普通电子文件上传方式一致。单张数码照片文件分辨率应在1280×960像素以上（采用三百万像素以上），数码照片上传前应统一转换为JPEG格式。照片文件采用照片序号命名。

第七条 录音、录像的整理

（一）刻制光盘

重要活动、会议的录音、录像应经过简单编辑，并转换成统一的格式刻录在一张或几张光盘上。音频文件一般采用MP3格式，视频文件采用MPEG2格式。数据量小于700M时可以采用CD光盘，数据量大时应采用DVD光盘。刻录光盘时应选择“一次性写入”方式。光盘背面应采用油性笔标明光盘的内容。

（二）填写光盘信息

归档的每次活动、会议的录音或录像光盘都必须在档案管理信息系统中填写著录信息。著录信息包括题名、序号、参见号、文字说明、录制时间、责任者、光盘数、播放时间、类别、制作人、审核人、制作时间、备注、保管期限、密级等项目。

录制时间：录音、录像的录制时间。

责任者：形成录音、录像档案或反映其内容的单位名称。

光盘数：本次录音、录像一套所含光盘数。

播放时间：本次录音、录像的播放时间，单位为分。

类别：填写“视频”或“音频”。

制作人：制作光盘的人员姓名。

审核人：负责检查光盘质量的人员姓名。

制作时间：制作光盘的时间。

其他项目的填写参考照片信息的填写。

第八条 各类应归档的声像资料，由主办单位进行拍摄、收集，并整理归档。主办单位无拍摄条件，委托其它单位或个人代为拍摄的，受委托单位或个人不得将拍摄材料据为己有，应移交给主办单位，主办单位应注意资料收集，并整理归档。

第九条 声像档案一般于每年6月底前随其他各类档案一并移交学校档案馆。重大活动或重大事件形成的声像档案，不受归档时间限制，工作结束后两个月内收集归档。

第十条 学校档案馆对接收进馆的声像档案进行整理、编目、建账、编制检索工具，设专门库房或专用档案柜保管。

第十一条 学校档案馆对声像档案应定期检查，经多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期且不常用的磁带、每年要洗一次，或刻录光盘多套保存。

第十二条 照片库房保持温度15-25℃，湿度55%-65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、整洁，湿度宜18-24℃，相对湿度宜35%-45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30奥斯特以上的磁场。

第十三条 声像档案库房要做好防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等工作。

第十四条 本校人员凭工作证或单位证明，在说明利用目的和范围后均可查阅和利用本单位的声像档案。

第十五条 查阅、利用声像档案一般不得拿出档案馆。凡需要借用声像档案须经学校档案馆领导批准，用后应及时归还。

第十六条 作者有特殊声明的声像档案，档案馆负责控制其使用范围，确保作者权益不受侵犯。涉密声像档案按有关保密规定执行。

第十七条 对违反本实施细则规定，造成声像档案损坏、丢失的；未按规定时间向档案馆移交的；将声像档案变为部门或个人所有的行为，将依据《西华大学档案管理办法》的相关规定，由档案馆提出限期改正或报学校予以处罚。

第十八条 本实施细则由校档案馆负责解释。

附表：

声像档案二级类目代号简表

SX

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16磁盘

17影视胶片

18缩微胶片

19光盘

附件3

重大活动档案管理实施细则

第一条为加强学校档案资源建设，规范重大活动档案管理工作，加大重大活动档案管理力度，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《四川省重大活动档案管理办法》等有关规定，结合我校实际，特制定本实施细则。

第二条学校重大活动档案，是指以学校党委或学校行政名义，责成承办部门组织和举办的在全省高校和全国高校系统具有较大影响或创新举措的党建、思政、教学、科研及各项管理活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同载体的历史记录。主要包括：

（一）上级领导来我校视察、调研、指导工作中形成的资料；

（二）在学校召开或由我校举办的在全省乃至全国具有较大影响的各种重要会议或活动中形成的资料；

（三）学校举办的重大庆典和纪念活动中形成的资料；

（四）学校在国际交流活动（包含学校党政主要领导人出国访问、考察等重大外事活动）中形成的资料；

（五）重点工程项目开工、竣工典礼及大型仪器设备(10万元以上)开箱验收中形成的资料；

（六）涉及全校的重大专项工作，在申报、评估、验收中形成的资料；

（七）处置重大突发事件和解决重大纠纷中形成的资料；

（八）在其它有重大影响的活动中形成的资料。

第三条重大活动档案资料的接收范围主要包括：

（一）文件、讲话、指示、记录、纪要、活动方案、宣传报道、题词等重要的纸质文字材料及相应的电子文件；

（二）录音带，录像带、光盘、软盘、照片(含正片和底片)及其文字说明材料；

（三）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章等；

（四）其它具有参考与保存利用价值的资料等。

第四条 学校重大活动档案管理工作实行统一领导、分级管理、档案馆集中保管、有效利用的原则。

第五条 党政办公室应当加强对重大活动档案管理工作的领导，协调解决管理工作中的重大问题，明确重大活动组织承办单位的主要负责人和档案资料保管人员，并要求其做好重大活动档案的收集、整理、立卷与移交工作。学校档案馆应加强与组织承办重大活动的单位的联系，及时掌握重大活动的有关情况，在其职责范围内依法监督和指导重大活动档案的收集、整理和移交工作。

第六条重大活动主办方应将档案材料的收集、整理和移交方案纳入重大活动实施方案中统一制订，开展相关档案材料的收集、整理和移交工作所需经费应当在重大活动经费预算中统筹安排。

第七条重大活动档案管理实行登记制度，即：由组织承办活动的单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和报送工作；两个以上单位联办的活动，由主办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和报送工作；临时机构组织承办的活动，由该机构指定专人负责该活动档案的登记和报送工作。具体登记方法和要求如下：

（一）组织承办单位在活动项目确定后一周内，通知学校档案馆并填写《西华大学重大活动档案管理登记表》(见附表)。

（二）学校档案馆收到《西华大学重大活动档案管理登记表》后，应及时制定出接收档案计划，同时选派档案管理人员参与活动，并提供必要的档案装具，监督指导重大活动档案的收集、整理、立卷和移交工作。

（三）重大活动的组织承办单位在活动结束后一个月内，向学校档案馆报送重大活动档案目录，两个月内向学校档案馆移交符合规定的全部档案资料(含声像、图表与实物等)。

（四）学校宣传部参与重大活动过程中形成的各种档案材料，由参与者在活动结束后两个月内按归档要求移交学校档案馆。

第八条学校档案馆应明确专人负责重大活动档案材料的接收进馆工作，并建立健全重大活动档案交接制度。

第九条重大活动中形成的全部档案材料应独立构成卷宗。学校档案馆对接收到的档案材料进行编目、鉴定、归档。

第十条学校档案馆应当建立重大活动档案资料目录，编写有关史料，加强档案信息化工作，提高重大活动档案的利用水平。

第十一条学校重大活动档案应当依法向校内教职工开放。依法应当保密的重大活动档案，按照有关法律、法规的规定执行。

第十二条学校档案馆向利用者提供重大活动档案材料时，应当逐步用缩微品或复印件代替档案原件，不得提供具有重大保存价值的珍贵档案材料原件。

重大活动档案缩微品或复印件由学校档案馆负责人签字或者加盖学校档案馆印章的，与原件具有同等效力。

第十三条对组织承办单位能按规定办理重大活动档案管理登记手续和报送重大活动档案目录的，对承办人员能够按规定要求收集、整理和移交重大活动档案资料的，学校档案馆将上报学校给予精神鼓励或物质奖励。

第十四条对不按规定办理重大活动档案管理登记手续和报送重大活动档案目录的，对不按规定收集、整理重大活动档案或将档案资料据为已有的，对不按规定向档案馆移交重大活动档案的、且有损毁、丢失或擅自销毁重大活动档案行为的，将依据《中华人民共和国档案法》第五章中的有关条款和学校有关规定予以处罚。

第十五条本实施细则由学校档案馆负责解释。

附表：

  西华大学重大活动档案管理登记表

填报部门（章）年月日

附件4

西华大学档案捐赠工作管理办法

第一条为了推进学校档案建设，保护学校历史记录，促进学校事业发展，学校鼓励本校师生员工（包括离退休人员）及其家属、校友及其家属、其他社会组织和个人，自愿向学校捐赠档案类资料，用于学校公共服务事业。为了规范捐赠和受赠行为，维护捐赠人及受赠单位的合法权益，制定本办法。上述捐赠行为，适用本办法。

第二条接受捐赠的档案类资料包括个人档案和校史资料。

1.个人档案指本校师生员工（包括离退休人员）和校友个人所有的档案资料，主要包括出席国内外重要活动的讲话稿、照片、录音、录像；重要著作、译著、论文、译文及手稿；个人业务自传；学术研究和教学工作笔记；重要社会兼职聘书；省部级以上奖励证书、奖章和纪念品；学历学位证书；其他具有较高保存价值的材料和实物等。

2.校史资料主要包括记录反映学校校园变迁、重要活动、重大事件、重要成就及重要历史人物的照片、录音、录像、书籍、画册、纪念物等；省部级以上领导和社会知名人士的题词、字画；具有较高收藏价值的艺术作品；其他具有历史纪念意义的史料和实物等。

第三条捐赠的物品必须是捐赠人有权支配的合法财产。

第四条学校接收捐赠的单位有权对捐赠物进行必要的筛选，对于筛选后认为没有收藏价值的捐赠物，应退还给捐赠者。

第五条接受捐赠的单位一般应与捐赠人订立捐赠协议。捐赠协议主要包括捐赠人和受赠单位，捐赠物品的种类、质量、数量、用途，捐赠时间和方式等。

第六条捐赠人应当按照捐赠协议约定的期限和方式将捐赠物品转移给受赠单位。

第七条除特殊情况外，捐赠人要求保留捐赠物品复制件作纪念的，接受捐赠的单位一般应无偿提供复制服务。

第八条接受捐赠后，受赠单位应当向捐赠人出具合法、有效的收据，将受赠财产登记造册，妥善保管。

第九条捐赠物品的使用应当尊重捐赠人的意愿，按照协议约定的用途使用捐赠物品，不得擅自改变捐赠物品的用途。如果确需改变用途的，应当征得捐赠人的同意。

第十条捐赠人有权向受赠人查询捐赠财产的使用、管理情况，并提出意见和建议。对于捐赠人的查询，受赠人应当如实答复。

第十一条受赠的物品及其增值属于学校的公共财产。接受捐赠的单位应当向学校报告受赠物品的使用、管理情况，接受监督。

第十二条除捐赠人有特殊要求外，学校定期公布受赠物品的目录和捐赠人名单，定期编辑捐赠情况荣誉册。