校内各归档单位：

     为了保证我校2018年归档工作的顺利进行，按时保质地完成归档任务，现将有关事项通知如下：

     一、各单位分管领导要高度重视各类文件材料的归档工作，为兼职档案人员提供充分的条件和时间，并主动督促相关人员将工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考。

     二、各单位兼职档案人员应认真对待归档工作，将本单位2017年度在各项工作和活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种载体的文件材料按照《西华大学部门文件材料归档范围及保管期限表》规定的范围收集齐全、完整。除本单位的正式发文以外，还要注意对以下几种文件材料的收集：

     1.重大活动、重要会议、重点项目和重大改革材料。防止各种重要文件材料的遗漏或文件附件材料的缺失，确保将文件材料的原件归档，杜绝使用复印件代替，如确实无原件应附原件去向的说明；

     2.上报材料。对于单位上报的各类材料，不仅要将上报的红头文件留存归档，尤其要注意将附件及其他相关的申报材料一并归档，以防给单位日后查考利用带来不便；

     3.网上发布的电子公文。请各单位归档人员在收集归档文件材料时，一定要求相关领导和工作人员将网上发布（未下发纸质文件）的涉及学校工作的上级来文打印出来归档，防止此类文件漏归；

     4.学校公文。学校发布或收到的公文要将文件和文件签发单（文件处理单）做为“一件”档案归档；

     5.声像类文件材料。注意收集本单位工作活动中形成的有归档价值的照片、视频、音频等多媒体文件；

     6.实物类档案。注意收集本单位工作活动中获得市级以上（含市级）颁发的奖状、奖牌、证书、奖杯等奖品实物及国内外各项活动中接受的纪念品、印章、名人字画等能够反映学校历史且具有保存价值的实物。

     三、各单位兼职档案人员必须将收集到的文件材料进行初始鉴定和系统排列。通过初始鉴定，剔除无保存价值的文件材料，并根据学校工作查考和国家积累历史文化财富的需要，对需归档的文件材料按照永久、30年、10年划分保管期限。在同一保管期限内，按事由结合时间、重要程度排列文件材料，会议文件、统计报表等成套性文件进行集中排列。

     四、各单位领导应关心并督促兼职档案员认真做好立卷归档工作，同时认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归。任何单位和个人不得据为己有。具体归档时间要求如下：

     1.党政部门和能按年度归档的部门应当在6月30日前归档；

     2.教学部门和能按教学年度归档的部门应当在寒假前归档；

     3.科研类档案和专题性、成套性档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

     4.重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档；

     5.对国家规定应立卷归档的人事档案材料，单位必须在材料形成后的一个月内交由党委组织部或人事处按要求立卷后送交档案馆归档。

     五、如果本单位兼职档案人员发生变更，应严格做好相应的业务交接和安排工作，并及时书面通知档案馆，确保立卷归档工作的顺利开展。

     六、各单位兼职档案人员在录入归档文件目录的同时，务必将其相应的电子文件全文（定稿）上传至档案管理系统，并在移交前核对是否与纸质文件一致。其中涉密及其它控制使用的档案，如信访材料、会议记录、统计报表、案件处理材料和项目审计材料等除外。

     七、9月上旬，档案馆将对各单位文件材料立卷归档情况进行总结通报，各单位立卷归档情况是年终考核和档案工作评优的重要依据。

     八、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。联系电话：87720043，87728731。

        特此通知

                                                                    西华大学档案馆

                                                                     2018年5月22日